MEI pode contratar funcionário? Regras e custos de um empregado

As regras do enquadramento

A Lei Complementar 123/2006 permite que o MEI tenha empregado desde que:

• O número de empregados não passe do limite da lei (um até 2026, dois a partir de 2027).
• Cada empregado receba exclusivamente um salário mínimo ou o piso da categoria profissional. Pagar mais que isso, mesmo de boa vontade, desenquadra o MEI.
• O MEI cumpra as obrigações trabalhistas e previdenciárias, como qualquer empregador.

Se um empregado sair de licença, como licença-maternidade ou afastamento por doença, a lei permite contratar outro por prazo determinado para cobrir o período, na forma definida pelo Ministério do Trabalho e Emprego.

Quem precisa de mais gente do que o limite permite, ou quer pagar salários maiores, está num ponto de crescimento. O guia sobre migrar de MEI para microempresa explica esse passo.

Os direitos do empregado não diminuem

O MEI paga encargos reduzidos, mas o empregado tem os mesmos direitos de qualquer trabalhador com carteira assinada pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho):

• Salário pago até o 5º dia útil do mês seguinte.
• Décimo terceiro salário.
• Férias de 30 dias com um terço a mais.
• FGTS depositado todo mês.
• Vale-transporte, quando ele usar transporte para ir ao trabalho, com desconto de até 6% do salário.
• Jornada, horas extras e descanso semanal conforme a lei.
• Aviso prévio e verbas de rescisão se for demitido.

Quanto custa por mês: a conta aberta

Sobre o salário, o MEI recolhe:

• 3% de contribuição previdenciária patronal (a parte da empresa para o INSS).
• 8% de FGTS, depositado em nome do empregado.

A contribuição do próprio empregado para o INSS é descontada do salário dele, conforme a tabela do INSS, e o MEI apenas repassa.

Exemplo hipotético, com números redondos: imagine um salário de R$ 1.500.

Mas o custo real é maior, porque o ano tem décimo terceiro e férias com um terço. Uma forma simples de guardar dinheiro para isso é separar todo mês cerca de 1/12 do salário para o décimo terceiro e 1/12 mais um terço para as férias. No exemplo, seriam mais R$ 125 e R$ 167 por mês, aproximadamente, além dos encargos sobre esses valores. Some ainda o vale-transporte, quando houver.

Ou seja: com um salário hipotético de R$ 1.500, o custo mensal real, provisionando décimo terceiro e férias, passa de R$ 1.950. Antes de contratar, veja se o seu faturamento aguenta isso todo mês, inclusive no mês fraco. O guia sobre fluxo de caixa ajuda a fazer essa prova.

O salário mínimo muda todo ano e o piso da categoria muda conforme a convenção coletiva. Confira os valores do ano antes de assinar a carteira.

O passo a passo da contratação

1. Confirme o piso. Pergunte ao sindicato da categoria ou consulte a convenção coletiva para saber se há piso maior que o salário mínimo.
2. Peça os documentos. Documento com foto, CPF, comprovante de endereço e dados bancários. Exame médico admissional é obrigatório.
3. Assine a carteira digital. A Carteira de Trabalho é digital; o registro é feito pelas informações enviadas ao eSocial.
4. Cadastre no eSocial. O eSocial tem uma área simplificada para MEI. Informe a admissão antes de o empregado começar a trabalhar.
5. Feche a folha todo mês. No eSocial, informe a remuneração do mês. O sistema calcula o INSS e gera a guia.
6. Pague o FGTS. Desde 2024 o FGTS é recolhido pelo FGTS Digital, com guia própria gerada a partir das informações do eSocial.

Os prazos de pagamento das guias são mensais. Atrasar gera multa e juros, e FGTS atrasado prejudica o empregado.

Contratar ou chamar um prestador?

Muita gente pensa em pagar um ajudante "por fora" ou como se fosse um prestador. Se a pessoa trabalha com horário, recebe ordens suas, aparece com frequência e ganha por mês, a relação é de emprego, mesmo sem carteira. Isso gera risco de ação trabalhista com cobrança de todos os direitos atrasados.

Prestador de serviço de verdade tem autonomia, atende outros clientes, define como faz o trabalho e emite a própria nota. Na dúvida, pergunte ao Ministério do Trabalho e Emprego ou a um contador.

Se for preciso demitir

O fim do contrato também tem regras. Na demissão sem justa causa, o empregado tem direito a aviso prévio, saldo de salário, décimo terceiro e férias proporcionais com um terço e multa de 40% sobre o FGTS depositado, além de poder sacar o FGTS e pedir seguro-desemprego, se cumprir os requisitos.

Por isso, guardar todo mês uma parte para essas despesas evita que uma demissão desmonte o caixa. O desligamento também precisa ser informado no eSocial, dentro do prazo, e as verbas pagas no prazo da CLT.

Na declaração anual, informe o empregado

A declaração anual do MEI tem uma pergunta específica sobre ter tido empregado no ano. Responda com cuidado: a informação precisa bater com o que foi enviado ao eSocial.