Quando o MEI é obrigado a emitir nota fiscal

A regra em uma frase

A Lei Complementar 123/2006, que criou o regime do MEI, diz no artigo 26 que o microempreendedor comprova o que ganhou por um registro de vendas e de serviços, e que a nota é obrigatória nas operações com destinatário inscrito no CNPJ. Para o consumidor final, fica dispensada.

O Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), que regulamenta o regime, detalhou essa regra em resolução. O resumo prático fica assim:

Cliente pessoa física: dispensado, mas não proibido

A cabeleireira que atende vizinhas, o pedreiro que reforma a casa de uma família, a doceira que vende bolo no bairro: nesses casos o cliente é pessoa física e a nota não é exigida.

Ainda assim, há bons motivos para emitir quando o cliente pede:

• ele pode precisar comprovar a despesa (reembolso de plano, garantia, prestação de contas);
• a nota deixa registrado o valor exato e a data do serviço;
• você evita discussão depois sobre o que foi combinado.

Se emitir, guarde a cópia junto com o relatório do mês. A emissão para pessoa física é opcional, não errada.

Cliente com CNPJ: obrigação, mesmo sem pedido

Aqui não há escolha. Se uma loja, um restaurante, uma clínica ou outro MEI contrata você, a nota precisa sair, peça o cliente ou não. Muitas empresas só pagam depois de receber a nota, porque precisam dela na própria contabilidade.

Para serviço, o caminho é a Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e). Desde setembro de 2023, o MEI emite essa nota pelo emissor nacional, no site ou no aplicativo, e não mais pelo sistema da prefeitura. O passo a passo está no guia sobre nota de serviço pelo emissor nacional.

Para mercadoria, a nota é estadual (NF-e) e depende da inscrição estadual e do sistema da secretaria da Fazenda do seu estado. Explicamos esse caminho no guia de nota fiscal de produto para MEI.

A exceção da nota de entrada

Na venda de mercadoria para empresa, existe uma situação em que o MEI não emite: quando a empresa compradora emite a nota fiscal de entrada da operação. Isso é comum em compras de pequenos fornecedores, mas depende da empresa e das regras do estado. Se não houver certeza de que a outra parte vai emitir, combine antes ou emita você.

Exemplo: um mês com clientes misturados

Imagine uma MEI que faz salgados. Em um mês hipotético ela vendeu:

• R$ 1.200 em encomendas para festas de famílias (pessoas físicas);
• R$ 800 para uma lanchonete com CNPJ, que revende os salgados.

Nas encomendas das famílias, a nota não é obrigatória. Na venda para a lanchonete, é: ou ela emite a nota de produto, ou a lanchonete emite a nota de entrada.

No relatório mensal, ela anota as duas coisas separadas: R$ 1.200 sem documento fiscal e R$ 800 com documento fiscal. Faturamento do mês: R$ 1.200 + R$ 800 = R$ 2.000. Esse total é o que conta para o limite anual e para a declaração.

Repare que a falta de nota nas vendas para pessoa física não tira esses R$ 1.200 do faturamento. O dinheiro entrou, então conta.

O que acontece se você não emitir quando devia

Deixar de emitir nota para empresa traz alguns riscos concretos:

• a fiscalização do município ou do estado pode aplicar multa conforme a legislação local;
• o cliente pode atrasar ou suspender o pagamento até receber a nota;
• você perde a prova de que prestou o serviço, caso haja briga sobre valor;
• o faturamento fica desencontrado entre o que você declarou e o que a empresa registrou.

As multas variam de lugar para lugar. Na dúvida sobre o seu caso, procure a prefeitura (para serviço), a secretaria da Fazenda (para produto) ou um contador.

Nota emitida não é a única prova: o relatório mensal

Como o MEI não emite nota em boa parte das vendas, a lei criou outro controle: o relatório mensal de receitas brutas. Ele deve ser preenchido até o dia 20 do mês seguinte ao das vendas, com as notas de compra e as notas que você emitiu presas a ele.

Esse relatório não é enviado a ninguém, mas pode ser pedido em fiscalização e facilita muito a declaração anual. Veja como montar o seu no guia do relatório mensal de receitas.

E as mudanças da reforma tributária?

A reforma tributária do consumo está trazendo novos documentos e novas regras para empresas de todo porte, e o CGSN vem publicando decisões específicas para o MEI. Até aqui, as mudanças anunciadas foram no sentido de simplificar a vida de quem vende para pessoa física, mas os detalhes ainda estão sendo regulamentados.

Por isso, trate este guia como a regra de base e confira sempre a versão vigente no Portal do Empreendedor e no Portal do Simples Nacional antes de mudar a forma como você trabalha.