Nota de serviço do MEI: como emitir pelo emissor nacional

O que é a NFS-e e por que ela é nacional

NFS-e quer dizer Nota Fiscal de Serviço eletrônica. Antes, cada prefeitura tinha o seu sistema, e o MEI precisava aprender um diferente em cada cidade. Uma resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) mudou isso: a partir de 1º de setembro de 2023, todo MEI prestador de serviço passou a emitir a nota exclusivamente no ambiente nacional.

Na prática:

• não importa se a sua prefeitura usa outro sistema para as demais empresas;
• o MEI não precisa de cadastro prévio na prefeitura para começar a usar o emissor nacional;
• a nota emitida ali substitui a nota municipal daquele serviço.

Lembre que a nota é obrigatória quando o cliente tem CNPJ. Para pessoa física, é opcional. Os detalhes estão no guia sobre quando o MEI é obrigado a emitir nota.

As três formas de entrar no emissor

O portal da NFS-e aceita três tipos de acesso:

1. Conta gov.br, nível prata ou ouro, exclusiva para MEI. Você entra com o seu CPF e o sistema liga automaticamente ao CNPJ do MEI.
2. Usuário e senha, depois de fazer o "primeiro acesso". O sistema confere seus dados na base da Receita Federal, como número do título de eleitor ou do recibo do Imposto de Renda.
3. Certificado digital, para quem já tem um. Não é obrigatório para o MEI que usa site ou aplicativo.

Se a sua conta gov.br estiver no nível bronze, aumente o nível pelo aplicativo gov.br (por reconhecimento facial ou validação por banco credenciado) antes de tentar entrar.

Antes da primeira nota: confira o cadastro

No primeiro acesso, vale gastar cinco minutos revisando:

• se o endereço e o CEP do seu CNPJ estão corretos, porque CEP divergente é um erro comum que trava a emissão;
• se a atividade que você vai faturar está entre as ocupações do seu CNPJ;
• se você sabe o código do serviço na lista nacional (o próprio emissor oferece busca por palavra).

Dados do CNPJ errados se corrigem na alteração cadastral do MEI, no Portal do Empreendedor, e não dentro do emissor.

Passo a passo para emitir

O emissor muda de visual de tempos em tempos, mas a sequência costuma ser esta:

1. Entre no emissor nacional e escolha a opção de emitir nota (o MEI tem uma modalidade simplificada, com menos campos).
2. Informe a data de competência, que é o mês em que o serviço foi prestado.
3. Preencha o tomador, que é quem contratou: CNPJ ou CPF, nome e, quando pedido, endereço. Digitando o CNPJ, o sistema costuma puxar o nome sozinho.
4. Escolha o local da prestação e o código do serviço.
5. Escreva a descrição: o que foi feito, quando e onde. Seja específico.
6. Informe o valor do serviço.
7. Revise a tela de conferência e confirme. Baixe o PDF (chamado DANFSe) e o arquivo XML, e envie ao cliente.

Como escrever uma boa descrição

Uma descrição clara evita nota recusada pelo cliente. Compare:

• vago: "serviços prestados";
• claro: "pintura de duas salas comerciais, total de 60 m², realizada de 3 a 5 do mês, na Rua das Flores, 100".

Não precisa de texto longo. Precisa que qualquer pessoa entenda o que foi pago.

Exemplo de nota do começo ao fim

Imagine um MEI que faz manutenção de ar-condicionado. Ele limpou três aparelhos de um escritório de contabilidade (que tem CNPJ) e cobrou R$ 150 por aparelho.

Conta: 3 aparelhos × R$ 150 = R$ 450.

Na nota, ele coloca o CNPJ do escritório como tomador, a data do mês do serviço como competência, o código de manutenção de equipamentos, a descrição "limpeza e higienização de 3 aparelhos de ar-condicionado split, na sede do cliente" e o valor de R$ 450. Confirma, baixa o PDF e manda por e-mail ou mensagem.

No relatório do mês, esses R$ 450 entram como receita de serviço com nota emitida.

Errei a nota: cancelar ou substituir

Erro acontece. O emissor nacional oferece dois caminhos, ambos no menu da nota emitida:

• Cancelar: quando o serviço não aconteceu ou a nota não deveria existir.
• Substituir: quando o serviço aconteceu, mas algum dado está errado (valor, descrição, código). O sistema cancela a original e gera a nova, ligando uma à outra.

O prazo para fazer isso direto no emissor é definido por cada município. Passado o prazo, as opções somem e o pedido precisa ser feito à prefeitura, que analisa o caso. Por isso, confira a nota assim que emitir.

O cliente também pode registrar no sistema que confirma ou rejeita a nota recebida. A rejeição não cancela a nota sozinha: se o cliente rejeitar, converse com ele e faça a substituição ou o cancelamento.

Problemas comuns e onde pedir ajuda

• Não consigo entrar com gov.br: confira o nível da conta (precisa ser prata ou ouro).
• Erro de CEP: o endereço do CNPJ pode estar diferente da base de CEPs. Atualize o cadastro do MEI.
• Entrei, mas não consigo emitir: pode haver bloqueio no cadastro da prefeitura. Procure o setor de tributos do município.

O portal da NFS-e mantém manuais e perguntas frequentes atualizados, que vale consultar antes de mudar qualquer configuração.